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Was bei Wikipedia heute zu einer schon recht komplexen Anwendung mit vielen Bausteinen, Regeln und Rollen herangewachsen ist, begann 1995 als ein recht primitives Programm des Softwareingenieurs Ward Cunningham. Sein WikiWikiWeb diente in der Folge einer Software-Community zur Erfassung von Projektmanagement- Mustern. Da zwischen diesen Mustern oft Beziehungen bestehen, bot sich Hypertext (elektronischer Text mit Querverweisen) an.

Die Standards des World Wide Web und übliche Browser unterstützen jedoch bis heute das Publizieren und gemeinsame Bearbeiten von Hypertext nur schlecht. Cunningham gelang mit dem WikiWikiWeb ein Weg, wie jeder Benutzer Webseiten (Wikiseiten) recht leicht aus Standardbrowsern heraus bearbeiten kann, so wie es für Hypertext eigentlich immer vorgesehen war. Konzeptionell neu am Wiki war, wie Links auf nicht existierende Seiten interpretiert werden: Statt einer Fehlermeldung erhält der Benutzer ein leeres Feld und die Aufforderung, etwas zum betreffenden Thema zu schreiben. Wiki-Systeme verwirklichen darüber hinaus die folgenden technischen und sozialen Prinzipien:

Themen-Fokus. Anders als klassische Internetoder Intranetseiten stellen Wikis das Konzept einer Seite bzw. eines Artikels in den Vordergrund. Jede Seite eines Wikis ist über einen sprechenden Namen adressierbar, der in der Regel wie ein Titel den Inhalt der Seite vorgibt. Somit sammeln sich Informationen zu einem Thema kontinuierlich an – Wikis erfüllen eine klassische Glossarfunktion.

Offenheit. Der partizipative Charakter von Wikis basiert insbesondere auf freigiebigen Zugriffsund Änderungsrechten (Leuf und Cunningham 2001). Die fehlende Zugriffskontrolle wird dabei durch Vertrauen in die Nutzer und soziale Kontrolle ersetzt (Viégas 2004). Das Fehlen eines expliziten Autors senkt die Beitragshürde und führt dazu, dass sich mehrere Nutzer für einen Artikel verantwortlich fühlen. Dieses Aufbrechen der Trennung zwischen Autoren und Lesern ist nicht nur für das Internet, sondern auch für Intranet-Anwendungen neu (Buffa 2006).

Transparenz. Der Entstehungs- und Änderungsprozess der Inhalte ist für jeden sichtbar. Wichtige Funktionen hierfür sind die Änderungshistorie jeder Seite, Benachrichtigungen bei Änderungen sowie die Liste zuletzt geänderter Seiten im Wiki. Die „Wikipedia trust coloring demo“ (Adler und De Alfaro 2007) sowie der WikiScanner zeigen eindrucksvoll, wie solche Informationen bei der Einschätzung von Artikeln hilfreich sein können.

Flexibilität. Herkömmliche Wissensmanagement- Lösungen geben oft ein bestimmtes Strukturierungsparadigma, wie zum Beispiel hierarchische Taxonomien oder Ordnersysteme, Chronologie oder Tabellen/Formulare mit festen Feldern, vor. Notwendigerweise ist dabei jemand zentral für die Verwaltung dieser Struktur zuständig; einzelne Benutzer können sie nicht anpassen. Dies ist sicher ein Grund für den Vorwurf der „Starrheit“ und die Phänomene der Zersplitterung und des „um das System Herumarbeitens“. Das Hypertext-Paradigma von Wikis macht es dem Benutzer leichter, die für seine Inhalte passende Struktur zu wählen. Ihre Flexibilität – auch bei der Verlinkung externer Quellen – führt dazu, dass sie häufig als Glue-Code in einer Anwendungslandschaft eingesetzt werden, das heißt alle Informationen und Verknüpfungen aufnehmen, für die in anderen Systemen kein Raum ist.

Metainformation und Kommunikation werden bei Wikis oft unter die eigentliche Information gemischt. So findet man zum Beispiel oft Nachfragen nach fehlender Information, Anleitungen zum Aktualisieren („Neue Projekte bitte hier verlinken“) oder Markierungen für ausstehende redaktionelle Aufgaben („Diese Seite sollte mit Seite X zusammengefasst werden“). Wikis enthalten also zugleich Ergebnisse als auch Prozesse der Wissensarbeit.

Reifung. Während ein gewöhnliches Dokument das Wissen darstellt, welches der Autor oder die Autoren im Zeitraum vor seiner Veröffentlichung gesammelt haben, geht beim Veröffentlichen einer Wikiseite deren Leben erst richtig los, und sie kann in Folge Beiträge von all denen einsammeln, die sich für das Thema interessieren. Da es in Wikis idealerweise nur eine Seite pro Thema gibt (vgl. Fokus), gilt das Konsensprinzip – das heißt Autoren ergänzen und verfeinern die Beiträge ihrer Vorgänger. Somit unterstützen Wikis optimal das Konzept der Wissensreifung (Maier und Schmidt 2007). Oft führen erst die vielen inkrementellen Beiträge zu qualitativ hochwertigen Ergebnissen. Im Idealfall können die Nutzer so im Wiki ihre gemeinsame Realität abbilden. Während dies bei der Wikipedia der geteilte enzyklopädische Wissensschatz ist, handelt es sich bei organisationsinternen Wikis um alle möglichen Entitäten wie Mitarbeiter, Produkte, Projekte, Standorte, Kunden, Technologien oder Wettbewerber (Lehner 2000).

wann wikis einsetzen?

Wikis werden oft in einem Atemzug mit Blogs, Social Bookmarking unter dem Schlagwort Social Software genannt. Wikis unterscheiden sich dabei von Social Bookmarking (zum Beispiel dem eingangs erwähnten del.icio.us) zum einen dadurch, dass ihre Inhalte eher Dokumenten als Datensätzen ähneln; zum anderen, dass es gemeinsam verantwortete Inhalte sind, während beim Social Bookmarking Inhalte immer persönlich erfasst und dann automatisch (zum Beispiel als Statistik) aggregiert werden. Die folgende Tabelle zeigt die Einordnung anhand der beiden Dimensionen:

Tab.1: Vergleich von Wikis mit anderen Social Software-Tools

Wikis erscheinen aus diesen Gründen besonders gut geeignet bei:

• Sachbezogenen/technischen Inhalten
• Inhalten mit relativ langer Halbwertszeit
• Schwacher inhärenter Inhaltsstruktur
• Geringen Macht- und Kompetenzunterschieden der Benutzer
• Gemeinsamen Zielen der Benutzer
• Fokus auf Kreativität und Innovation

Sie sind oft weniger gut geeignet bei:

• Starker und gut modellierbarer Struktur der Inhalte
• Datenbanken
• Zeitbezogenen Inhalten
• Foren, Mailinglisten
• Persönlich geprägten Inhalten
• Blogs
• Klarer Rollenverteilung zwischen Autoren und Lesern
• Content-Management-Systemen
• Fokus auf Effizienz von Routine-Prozessen
• Workflows

Heutige Verbreitung in Unternehmen

Während Wikis zunächst überwiegend von Technologie-affinen Unternehmen genutzt wurden, halten sie heute mehr und mehr Einzug in die Unternehmenswelt. Ein Hinweis darauf sind Enterprise-Wiki-Angebote von Firmen wie Atlassian, Socialtext, Central Desktop und neuerdings auch IBM und Intel. Aktuelle Umfragen (Economist 2007; McKinsey 2007) haben ergeben, dass ca. 33 Prozent der befragten Unternehmen Wikis bereits nutzen oder dies in Zukunft planen.

In größeren Unternehmen finden sich heute noch häufig viele dezentrale Wiki-Installationen, die auf Betreiben einzelner Mitarbeiter eingeführt wurden (Buffa 2006). Vereinzelt werden Wikis aber auch schon strategisch und unternehmensweit eingesetzt. Bemerkenswert ist dabei, dass auch bei großen Installationen das Prinzip des offenen Zugriffs und der so sozialen Kontrolle anscheinend funktioniert. Während es bei der Wikipedia häufiger zu Edit Wars kommt, bei denen verschiedene Gruppen ihre Beiträge gegenseitig löschen, wird aus der Unternehmenswelt bisher nichts derartiges berichtet.

Erfahrungen Überzeugte Power User sind gerade in der ersten Aufbauphase eines Wikis unabdingbar, um auf verschiedenen Kanälen auf das Wiki hinzuweisen, eine kritische Masse an nützlichem Inhalt zu erfassen und produktive Strukturen für die Kollaboration zu schaffen. Ideal ist es, wenn beim Start bereits Inhalte aus Vorgängersystemen übernommen werden können. So hat zum Beispiel auch die Wikipedia zeitweise massiv Inhalte aus alten Brockhaus-Ausgaben oder dem CIA Factbook übernommen, für die freie Verwendungsrechte bestanden, um ihre Themenabdeckung und damit Autorenbasis zu verbreitern.

Typische Probleme, die beim Einsatz von Wikis genannt werden, sind:

Benutzbarkeit und Produktivität. Obwohl Wikis das Bearbeiten von Seiten gegenüber HTML stark erleichtern, sind sie noch weit von dem Komfort einer zeitgemäßen Textverarbeitung entfernt. Autoren müssen Kürzel beherrschen und sich Seitennamen exakt merken. Die Integration mit dem Desktop (zum Beispiel das Einfügen von formatiertem Text) ist mangelhaft. Auch wenn Benutzer diese Barrieren überwinden, besteht immer noch die Gefahr, dass viel Arbeitszeit dabei vergeudet wird.

„Wuchern“ und andere Qualitätsprobleme. Viele Seiten werden nach kurzer Zeit nicht mehr weiter gepflegt und veralten. Inhalte mehrerer Seiten überschneiden oder widersprechen sich sogar. Mögliche Gründe: Das Neuordnen von Inhalten ist relativ umständlich. Man hat Angst, den ursprünglichen Autoren auf die Füße zu treten. Es fehlt an Transparenz, was schon alles existiert.

Insellösung. Die Integration mit existierenden Unternehmensanwendungen wird selten unterstützt – selbst das Verlinken interner Web- Ressourcen ist umständlich und fehlerträchtig. Oft werden schon vorhandene Informationen daher nochmals manuell im Wiki erfasst oder hineinkopiert.

Sozial unterentwickelt. Die Orientierung an Themen und die kollektive Verantwortung heißt gleichzeitig, dass soziale Seiten der Kommunikation (Appell, Selbstdarstellung, Beziehung, vgl. Schulz von Thun 1981) leicht zu kurz kommen. Anders als bei E-Mail oder Workflows gilt es bei Wikis als sozial akzeptabel, neue Inhalte zunächst nicht zu lesen oder Anfragen zu ignorieren.

Unternehmensübergreifender Einsatz erfordert verschiedene Zugriffsrechte für verschiedene Gruppen und die Sicherheit für jeden, eigene Beiträge auch in Zukunft im Zugriff zu haben. Heutige Wikis unterstützen dies nur schlecht.

Offline-Zugriff. Gerade wenn Wikis im Unternehmen großen Erfolg haben, stehen dort auch essentielle Informationen, die man unterwegs braucht. Und viele wichtige potenzielle Benutzer (zum Beispiel im Vertrieb) sind häufig unterwegs und könnten auch dann beitragen. Im nächsten Abschnitt zeigen wir aktuelle Ansätze, um diese Probleme zu überwinden.